近日，后勤保障组已明确专人对县城区相对集中的大型宾馆青苑、金宏、金平等酒店进行一一登记，检查组织技术人员对安全、用电、用水等设施进行检查，存在问题及时整改，确保会议期间正常运转。同时，会务组结合会务布展要求，对教育局广场进行规划，完成了会展布展前期准备工作。
高山镇阡丰村天麻示范场是此次会议与会人员参观的示范点，该基地现种植有天麻3000余亩。但从该村马家组到示范场有3公里不通公路。为确保参观效果，德江县通过财政投入、企业融资解决了50万元经费，正组织人员加班加点，抓紧施工，已于10月20日前全面完工投入使用。目前，该基地已完成700平方米的停车场建设，通往基地的公路已完成80%的工程量。
德江县康奇药植有限公司沙溪乡万坝示范场更是一片热火朝天的繁忙景象。董事长张玉先告诉记者：这次天麻大会对推介我们德江天麻是一次难得的机遇，基础设施跟不上，影响参会人员的参观效果，将很可惜……”连日来，张玉先整天早出晚归，忙于基地与公司之间，抓紧备战会议，组织工人抓紧硬化公路、治理河道、硬化停车场等工作。
目前，已完成有限繁殖6000余平方米、无限繁殖2100平方米，新造后续林800亩，同时硬化运输道1.公里、作业道2.公里、广场2700平方米，修建了办公楼和粗加工用房。
通过政府整合财政投入50万元，治理排水渠900余米。
10月4日，记者在城北工业园德天科技有限公司综合楼施工现场看到，10多位工人正抓紧施工，铺模型、扎钢筋……在生产车间内，工人师傅正抓紧安装设试设备，烘烤、切片、蒸煮等设备一应俱全，一个现代化的加工企业展现在眼前。公司负责人曾宪强告诉记者：为确保工程进度，工人们放弃了长假，几乎每天都要加班到晚上9点左右才收 班……”“一个全国性的会议在德江召开，给德江发展增添了动力，对宣传德江、推介德江是一个难得的机遇，要借此营造一个良好的宣传氛围……”县委宣传部副部长冯建洪如此告诉记者。
目前，该县已在杭瑞高速公路沿线设置围绕全国天麻会议会讯和德江天麻地标产品或企业产品的广告，在德江县城的各街道都展现了全国天麻会议的相关内容。在《铜仁日报》、铜仁网等及县内各媒体开辟会议专题及会讯倒计时。近期，还将在贵阳机场、铜仁机场的醒目位置设置相关宣传广告。
为确保会前准备工作落到实处，该县还成立了由纪委书记任组长的督促检查组，负责各项工作落实情况的督促检查。
“会议的成功与否，关系到德江的对外形象，每个环节来不得半点马虎，必须督促到位……”曹永直说。在国庆长假期间，曹永直像其他督促检查组成员一样，一天也没休息过，忙于基地、企业之间，为企业、农户解决存在的突出问题。10月5日，刚吃过中午饭，他得知凤凰山专业合作社因建设种育场土地难以落实时，就马不停蹄地赶往堰塘乡凤凰山协调相关工作。
目前，德江县各相关部门及企业已吹响备战全国天麻大会的集结号，干群奋战在基地、企业，找准差距、出点子，为开好2014第三届全国天麻会议暨中国(德江)天麻产业发展国际高峰论坛提供好的环境而努力。
